Es gibt keine eierlegende Wollmilchsau

Disruptive Innovationen, wie ChatGPT oder selbstfahrende Autos führen uns täglich vor Augen, wie rasant die Digitalisierung voranschreitet. Mittlerweile werden zurückhaltende Unternehmen von ihren digitalisierten Konkurrenten abgehängt, die die selbe Leistung schneller und kostengünstiger anbieten können.

Digitalisierung Heute

Die meisten Unternehmen haben bereits Software im Einsatz: Salesforce im Vertrieb, Personio im Personalwesen oder SAP im Finanzbereich. Doch während diese Software-Produkte einzelne Bereiche eines Unternehmens digitalisieren, wird der Großteil der Kernprozesse oft noch manuell oder mit den Microsoft Office Produkten abgearbeitet - Medienbrüche sind überall zu finden. Sogar die Finanzmathematiker der großen Banken, die für mehrere Milliarden Euro verantwortlich sind, lassen ihre Berechnungsmodelle in Excel laufen!

Viele Mitarbeiter kennen die Abläufe der Prozesse ihres Arbeitgebers nicht einmal. Sie führen stupide die Aufgaben aus, die sie von ihrem Vorgesetzten delegiert bekommen. Sind sie krank oder im Urlaub, bleibt die Aufgabe liegen.

One fits it all?

Hört man auf gut bezahlte Strategiebrater, kauft man teure Enterprise-Resource-Planning (ERP) Systeme, die mit einem hohen Investitionsaufwand in das bestehende Ökosystem integriert werden. Die Manager haben dann bunte Diagramme und Graphen, die ihnen zeigen, wie langsam ihre Prozesse ablaufen.

Digitale Eigenständigkeit

Es gibt keine fertige Software, die man installieren kann, um alle Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren! Jedes Unternehmen muss das selbst machen. Doch ein Schritt nach dem anderen:

Welche Prozesse soll man eigentlich digitalisieren?

Als Erstes ist es wichtig, sich bewusst zu werden, welche Prozesse in seinem Betrieb überhaupt ablaufen und wie diese aussehen. Dabei ist es eine schlechte Idee, die Abläufe ausformuliert in Dokumentationen festzuhalten: Die wenigsten werden sich das durchlesen und oft sind solche Dokus schon nach kurzer Zeit veraltet. Zum Modellieren von Prozessen gibt es den “Business Process Model and Notation”-Standard (BPMN):

BPMN-Diagramme bestehen aus einer Reihe von Symbolen, die verschiedenen Elemente des Prozesses repräsentieren. Dazu gehören beispielsweise Aktivitäten, Entscheidungen, Ereignisse oder Gateways. Diese Symbole werden mit Pfeilen verbunden, um den Informationsfluss darzustellen.

Wie helfen BPMN Diagramme bei der Digitalisierung?

Der große Vorteil an solchen Diagrammen ist, dass sie nicht nur gut von Menschen, sondern auch von Maschinen gelesen werden können. An dieser Stelle kommen Prozess-Engines, wie Camunda BPM, Flowable oder IBM BPM ins Spiel, die grundsätzlich aus drei Komponenten bestehen: Einer Workflow-Modellierungskomponente, einer Ausführungskomponente und einer Berichtskomponente.

Am Beispiel des obigen Prozesses zur Abarbeitung einer Kundenanfrage lässt sich der Vorgehen einfach erklären: Nachdem die Fachabteilung den Workflow modelliert hat, wird er um technische Details ergänzt. So wird die Anfrage im ersten Schritt an einen Bearbeiter geleitet, der entscheidet, ob die Anfrage angenommen und der Kunde ins System aufgenommen werden soll oder nicht. In beiden Fällen bekommt der Kunde eine Rückmeldung per E-Mail. Deployed man diesen Prozess auf der Ausführungskomponente, stellt diese den entsprechenden Bearbeitern Aufgaben ein und ruft im Hintergrund den E-Mail-Service auf. Über die Berichtskomponente lässt sich überwachen, wie viele Instanzen eines Prozesses gerade ablaufen und an welcher Stelle die Ausführung gerade steht.

Was passiert bei der Digitalisierung mit meinen Mitarbeitern?

Wie das Beispiel zeigt, bleiben Mitarbeiter Teil der Prozesse. Der entscheidende Unterschied ist, dass jetzt transparent ist, wer an welchen Aufgaben arbeitet und an welcher Stelle die Anfrage steht. Allein die Einführung der Prozess-Engine als Aufgaben-Koordinator sorgt für Transparenz.

Also doch eine eierlegende Wollmilchsau?

Nein! Auch Workflow-Engines kann man nicht einfach installieren und schon ist man als Unternehmen digital. Doch man hat die Digitalisierung in der eigenen Hand:

• Kein Big Bang: Es wird nicht ein System abgeschaltet und ein Neues hochgefahren. Vielmehr baut man auf der bestehenden Systemlandschaft auf. Bestandssysteme können weiter betrieben und sogar in die Prozesse integriert werden. Beispielsweise können Klickbots geschrieben werden, die deren Oberflächen bedienen und die Daten zurück in den Prozess spielen.
• Digitalisierung als Prozess: Vorgehen ändern sich mit der Zeit. Sei es durch gesetzliche Anforderungen, die umgesetzt werden müssen oder durch den Einsatz neuer Tools, die stupide manuelle Aufgaben automatisieren. So lassen sich auch die in BPMN modellierten Prozesse in eine Version migrieren.
• Low Code: Einige Anbieter werben damit, eine fertige Software zu haben, die Fachabteilungen alles mitgibt, um deren Prozesse selbst zu digitalisieren und zu automatisieren. In der Realität ist aber das Konfigurieren in komplexeren Prozessen so aufwendig, dass es schwieriger und teurer ist, seine Mitarbeiter dafür zu schulen, anstatt Entwickler einzustellen. Daher sollte es das Ziel sein, Entwickler an den Stellen einzusetzen, an denen ihre Expertise gebraucht wird. Auch die Wiederverwendbarkeit von Prozessbausteinen spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Warum sollte die eine Abteilung erneut den E-Mail-Versand automatisieren, wenn er bereits von einer anderen implementiert wurde?
• Weniger Abhängigkeiten: Mit jeder Software, die man sich als Unternehmen einkauft, macht man sich ein Stück weit von dem Hersteller abhängig, der sie vertreibt. Oft entstehen bei Integrationen zu anderen Systemen starke Kopplungen, die zukünftige Anpassungen aufwendig und zeitintensiv machen. Ein Open-Source Ökosystem, das auf offenen Standards basiert, wie das von Camunda, verringert die Abhängigkeit und macht es einfacher Personen zu finden, die sich damit auskennen.

Miragon

Und genau hier sehen wir den Sinn unserer Arbeit: Unser Ziel ist es, jede Organisation digital erfolgreich zu machen und dabei Komplexität und Abhängigkeiten zu reduzieren. Wir setzen auf offene Technologien und eine enge Zusammenarbeit, um passgenaue Lösungen zu entwickeln. Das haben wir unter anderem schon bei unseren Kunden, wie der Landeshauptstadt München oder der Europäische Zentralbank unter Beweis gestellt.

Die Best-Practices, die sich beim gemeinsamen Entwickeln der Lösungen herauskristallisieren, lassen wir in unsere Open-Source-Tools Miranum-IDE und Miranum-Connect einfließen. Hierzu kommen in den nächsten Wochen mehr Beiträge auf unserem Kanal.

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